Consejos prácticos para trabajar desde casa y ser muy productivo.

Sin duda alguna, muchos soñamos con trabajar en la comodidad de nuestro hogar a fin de evitar despertarnos temprano, el clásico y terrible tránsito denso de las mañanas (también de regreso) y claro las carreras del día a día; no lo niego es muy buena experiencia y se disfruta mucho (yo lo hago principalmente en noviembre y diciembre) es más, tuve una época que alquilé más de un año una oficina y no llegué más de 20 veces (sin exagerar) pues con tal de no consumir más gasolina, tiempo, etcétera; me quedaba en casa a disfrutar de tal placer: home office. Sin embargo, también es claro que esta virtud, de no ser manejada apropiadamente, nos podría traer una serie de consecuencias o malas prácticas que nos podría complicar la productividad, principalmente cuando estamos conectados con tan bendita señal de #Netflix.Tomando en cuenta que muchas veces he caído en las garras del bajo desempeño causado por mil razones para procrastinar, he buscado un sin fin de cursos para mejorar mi rendimiento y además de esto me topé con 20 consejos de Carolina Samsing (@CaroSamsing) los cuales quiero compartirte hoy.

“Los días que trabajo en casa, me levanto muy temprano, preparo café y comienzo mi actividad y todo mucho antes que el horario de trabajo habitual. Preparo el desayuno cuando me desmotivo o necesito un descanso. Comenzar temprano es parte importante para mi productividad. Esta rutina es ideal para mí”. Lindsay Kolowich

 

Bien, sea que ahora mismo estés en tu casa trabajando y aprovechando estas bondades o bien si estás en la oficina, pero piensas un día tomar esta práctica, te dejo esta lista que me ha ayudado muchísimo en el día a día.

 

1. Inicia muy temprano.

Realmente esta es mi primera batalla, que dicho sea de paso, si logro vencerla todo estará muy bien. Pero aquí viene lo complicado, normalmente yo suelo ser noctámbulo, por tal razón levantarme muy temprano no es tan facil, pero he estado luchando (y venciendo la mayoría de veces) para dormir temprano y de la misma forma estar en pie y listo al menos 7.30 AM.

Cuando logro esto, y comienzo las tareas de mis proyectos, la productividad es tal que no me detengo si no hasta la hora de almuerzo y por la tarde, aunque bajan mis revoluciones, termino muy contento, pues el ver realizadas las tareas me da satisfacción tal que la realización y sus poderes mágicos (wajaja) se apoderan de mi y esto es un círculo virtuoso en mi autoestima.

Así que inicia bien, comienza con lo que más te inspira, cuando más revoluciones tengas y estes más “speed” aprovecha para las tareas que te dan más pereza, con el fin que las terminarás bien y más rápido por las revoluciones que llevas.

Aprovecha que no te levantarás a las 5am (como es mi caso) pero ten claro que debes iniciar a la hora exacta que lo harías yendo a la oficina.

2. Haz de cuenta que vas a la oficina.

Parte importante y de poner atención para ser productivo en casa (al menos en mi caso) es tener la idea clara que es horario de trabajo, que estás en algo serio y que debes cumplir, pues el problema de muchos es tomar el rol que “estoy en casa” y eso “me da tiempo” y dejarte envolver por el hermoso ambiente hogareño lo cual para nada invita a trabajar.

Yo suelo prepararme, bañarme, vestirme incluso “de oficina” aunque quizá ande con mis crocs pero esto me da la sensación que no puedo ir y tirarme a la cama y conectarme a la TV.

Sé fuerte, organízate tal si estuvieras en tu oficina y te recomiendo (de ser posible) habilites un espacio de trabajo, mejor si es lejos de tu habitación y conviértelo en un habiente laboral, esto también te dará inspiración para trabajar.

Lo más importante es tener claro que aunque estás en tu casa, el tiempo es de tu trabajo, que alguien está pagando por él.

3. Organízate como si tuvieras que reportarte a la oficina.

Estar trabajando en casa (sea tu negocio propio o no) te convierte en tu jefe, eres tú quien se “supervisa” eres tú quien sabe qué estás haciendo y esto podría convertirse en algo muy permisivo.

A mi me ha dado mucho resultado hacer 2 cosas muy importantes: time blocking y aplicarlo en Google Calendar. 

Generalmente en la oficina calendarizamos reuniones, conferencias, tiempo para capacitarnos (es importante la capacitación constante, presencial u online para los colaboradores de todas las empresas, pero esto es para otro post 😉 ) etcétera, es por esto que debes aplicar esta práctica también en casa. Utiliza las herramientas necesarias, para que tu día esté claro y esto te permita ver el avance, las metas alcanzadas y los pendientes.

Es sencillo, usa Google Calendar, Time Blocking y sé muy respetuoso de tu tiempo laboral.

4. Ten una oficina formal.

Aunque ya lo mencioné en el punto 2, cada vez que un emprendedor me comenta que iniciará su negocio y que para ahorrar dinero hará home office, le recalco y sugiero apartar un espacio específico, un santuario, para dicha actividad y aunque parezca obvio qué deberíamos tener en nuestra área de trabajo, te sugiero algunos muebles y “gadgets” que te podrían ayudar al momento de “montar” tu oficina en casa.

• Escritorio
  • siempre sugiero que sea uno que te guste, amplio y mejor si tiene accesorios para la organización de cables.
• Silla
  • Lo más cómoda posible, tu espalda y tu “retaguardia” lo agradecerán.
• Archivo
  • Aún si tu trabajo esté en internet (como es mi caso) siempre habrá algo qué guardar y esto te ayudará a mantener el orden.
• Librera
  • La organización en la oficina te ayuda en la productivdad, siempre puedes mantener todo en orden utilizandola.
• Router Google
  • Me encantó cuando lo vi y más cuando lo utilicé. Este gadget te permite muchas configuraciones y asignaciones del ancho de banda, así aún cuando todos estén conectados a YouTube, Netflix o redes sociales, tú siempre tendras internet estable y veloz.
• Organizador de material de librería
  • Siempre tendrás a mano lapiceros, hojas, grapadora, etc.

Un ambiente de “oficina” me ayuda a sentirme más inspirado para trabajar.

5. Si te sientes hogareño, salte a trabajar fuera.

Muchas veces, aún con todo y el mejor habiente de trabajo, suele pasar que nos volcamos a realizar otras actividades que nada tienen que ver con las laborales, si este es el caso… ¡huye! Busca un cafe, una biblioteca o un coworking donde puedas realizar y retomar tu produtividad laboral. A veces la soledad del home office también nos puede abrumar y un poco de contacto humano nos ayudará, pues al ver a más gente siendo productiva, te ayudará a retomar el camino.

En mi caso soy muy fan de Café Barista (Coffee shop muy recurrido por ejecutivos en Guatemala) o McCafé, me inspiran.

6. Sin Redes…

No es mi caso pues me dedico a ser Social Media Manager para muchas empresas, entonces es mi obligación pero trato de ser cuidadoso con el uso que le doy y el objetivo de “abrir” facebook en ese momento crucial pues sería muy facil sumergirme en el mar de información que me ofrece.

 

Si no es tu caso, dentro de tu calendarización diaria (time blocking), asigna un momento específico para ver tus redes sociales, personales o comerciales, pero como en todo, respeta el tiempo asignado.

Si me descuido y no he asignado tiempo para mis redes, podría perder hasta 1 hora viendo nada.

 

7. Aprovecha tu pico más alto de energia.

Sin duda alguna, hay un momento del día (para todos es en diferente momento, hay que aclararlo) en el que tenemos mayor energía y más concentración, es en este momento que yo dedico a hacer dos tipos de tareas: las que menos me gustan y/o las que más concentración demandan.

 

A veces es crear un anuncio publicitario para una red social, debo tener claro si requiere formularios de registro, diseños especiales, etcétera y por tal razón necesito estar solo (o al menos aislado del ruido) y mucha dedicación, otra es cuando estoy planificando un sitio web y pero para esto es necesario tener mucha energía. El otro tipo de actividad es hacer cuentas, ver las finanzas u organizar las facturas. A esto le llaman “pequeños éxitos” en Verily Magazine.

Cuando sufro bajas de energía hago ejercicio, me ducho y vuelvo a la actividad.

8. No limites tus tareas.

Uno de los errores que solía cometer constantemente era creer que mis tareas llevarían menos tiempo de lo que realmente necesitaba y siempre quedaba corto de tiempo, por tal razón quedaba mal en tiempos y al terminar el día tenía tareas acumuladas en el calendario y además mucha frustración.

 

Por eso debes agregar al menos 30 minutos adicionales a lo que vayas a realizar y tener mucho cuidado al planificar.

Una herramienta adicional que podrías utilizar y que también te recomiendo es Evernote.

9. Asigna el mejor horario para tus llamadas.

Como te indiqué en un punto anterior, siempre me preparo tal cual si fuera a la oficina, una de las razones es para despertarme y tomar acción, pues cuando llego a la cúspide de la actividad puedo realizar las llamadas de seguimiento, soporte y principalmente las de venta, pues para interactuar con las personas, prefiero hacerlo cuando más ánimo tengo y cuando me siento con mejor humor.

Me gusta mucho hablar con ánimo, amable y atento para que el cliente se sienta agusto.

 

10. Busca una “distracción” que te motive.

Estar en una oficina, con amigos, compañeros que te hacen reír, compartiendo con un cafecito a la par y a esto sumarle las tareas del trabajo diario, nos da una motivación muy fuerte, sin embargo, dentro de las desventajas en casa es que pocas veces nos topamos con tal motivación.

Por eso es importante buscar una actividad que nos apoye con la emoción de trabajar, en mi caso utilizo la música y hacer tareas “obligatorias” que no me quiten mucho tiempo pero que tengan horarios fijos y esto me ayuda a tener límites de entrega con lo cual la motivación no desaparece.

Abro Spotify y pongo la música que me motiva más, Vini Vici entre ellos.

11. Planifica tareas anticipadamente

Sin duda alguna, un ingrediente clave del éxito siempre será la planificación pero adicional a esto el cumplimiento de la misma, por esto no planifiques tus tareas el mismo día, trata de hacerlo al menos un día antes, con el fin que tengas claro qué hacer y en qué horario.

No solo hablo de la calendarización de tus reuniones, también me refiero a la clara diagramación de las tareas claves.

Uso las pizarras que tengo en mi oficina en casa para organizar claramente qué tarea haré y cual debe seguir, esto sí lo organizo del día, pero previamente he decidido qué hacer. Esto es un mapa claro para mi.

12. Usa tecnología de contacto para no sentirte aislado.

16. Tómate un tiempo para relajarte.

Sí, es posible. Aún cuando trabajamos en casa y lo hacemos con mucha eficiencia, llega el momento de la fatiga, mental y física, así que esmuy importante tomarnos un tiempo (también cronometrado) para que retomemos tiempo; prepara una bebida energética, un licuado (batido) y lo que sea necesario para tener más energía.

Sería buena idea ir a tomar una caminata, al menos de 5 mil pasos, haciendo dos diarias, tu meta asignada por el podómetro estará completa.

17. Comparte con más personas.

Estás haciendo trabajo en casa no cumpliendo una condena en la carcel. Puedes salir por un café y trabajar desde allí, platicar con más personas y quizá hasta hacer nuevos contactos, pero siempre tomando en cuenta que no vas únicamente a socializar, también te puede servir para inspirarte.

Siempre que salgo a un lugar para trabajar, también me dedico a hacer al menos un contacto y dejar una tarjeta de presentación.

18. No cocines el día del trabajo en casa.

Es muy ijmportante considerar claramente que estás en casa pero aún así es trabajo, por tal razón no debes hacer otras actividades que no tengan relación con tus labores, por ello, una noche antes prepara todas tus raciones de comida, refacciones (meriendas) y almuerzo, como si fueras a tu lugar de trabajo.

Prepara todo, incluso si quieres déjala en tu “lonchera” para llevarla a tu oficina y así evitar la tentación de ir a la cocina y distraerte.

19.  Define tu hora de salida.

En cada uno de los consejos anteriores te he insistido que debes considerar que estás en horas laborales, pero como tal, también debe haber un momento para todo, para distraerte, comer, pero también para salir. Muchas veces esto se vuelve un problema progresivo, así que también haz esta buena práctica para que también dediques tiempo a tus actividades de familia.

Si pido respeto a mi familia para mi tiempo de trabajo, también debo respetar mi tiempo de salida para estar con ellos.

20. Trabaja con el mejor ambiente posible.

Si te gusta ver YouTube, Netflix, Spotify o lo que sea que te relaje, utilizalo, recuerda, estás en horas laborales pero también tienes la ventaja que es tu casa, eso sí, no te cuelgues de lo que estás viendo, si no volvemos a lo mismo de la distracción.

Todo lo relacionado al trabajo de oficina en el hogar debe tener balance, pero eso sí, una vez no mengüe tu productividad, utilízalo y disfrútalo.

 

Sin duda alguna, trabajar en casa es mucho muy beneficioso, más cuando quieres evitar tiempo perdido en el tránsito, en Guatemala sufrimos mucho de esto, pero también debemos tener mucho cuidado con la productividad y pérdida de tiempo.